Privacyverklaring

Privacyverklaring voor de MfN-registermediator


Dit is de privacyverklaring van Astrid Ike, mediation & counselling, gevestigd aan de Wakkerendijk 190a te Eemnes (hierna: de “mediator” of “wij”). Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van cliënten, potentiële cliënten en andere personen die de website astridike.nl bezoeken of contact met ons hebben.

In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe de mediator omgaat met persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop de mediator omgaat met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via telefoon: 0630 30 00 46 of e-mail: info@astridike.nl
Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij de mediator indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.

De mediator is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.

Welke persoonsgegevens verwerkt Astrid Ike, mediation & counselling?

Mediationdossier

Indien u een opdracht aan de mediator verstrekt, verwerkt de mediator persoonsgegevens die u en de andere partij(en) in uw zaak aan de mediator verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp van de mediation kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.

Facturering

Indien u er een opdracht is verstrekt, worden ook de gegevens verwerkt die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die de mediator verricht. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.

Contact

Indien u contact opneemt via het contactformulier op de website, per e-mail of via de telefoon worden de gegevens die u verstrekt, verwerkt. Het gaat dan om de contactgegevens die u verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer) en de reden waarom er contact wordt gezocht (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).
Analyse Websitebezoekers

Ten slotte worden analytische gegevens verwerkt over (de computer van) bezoekers van de website astridike.nl, via cookies die worden geplaatst als u de website bezoekt. Via deze cookies wordt (een deel van) het IP-adres van de bezoeker opgeslagen.
Voor welke doeleinden en op welke grondslag worden persoonsgegevens vewerkt?

Mediationdossier

De mediator gebruikt de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van een mediationopdracht om het mediationdossier te behandelen. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens het mediationtraject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), wordt er toestemming gevraagd om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door de mediationovereenkomst te tekenen. Als u deze toestemming niet geeft kunt u helaas geen gebruik maken van de diensten van de mediator, omdat de mediator de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.

U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. De mediator mag dan geen gegevens meer van u verwerken. De mediator kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten, en zal het mediationdossier dan onmiddellijk moeten sluiten.

De gegevens uit uw dossier kunnen daarnaast voor de volgende doelen gebruikt worden:
Voor het gebruik voor waarneming, tijdens mijn afwezigheid.
of voor het geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing.
Als ik vanwege een andere reden gebruik wil maken van uw gegevens, dan zal ik u eerst informeren en expliciet uw toestemming vragen.

Facturering

De betalingsgegevens die u heeft verstrekt, worden gebruikt om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die u met Astrid Ike, mediation & counselling, uit te voeren.

Contact

De contactgegevens die u aan ons verstrekt worden gebruikt om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Deze persoonsgegevens worden verwerkt omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van de werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.

Analyse websitebezoekers

De gegevens die worden verzameld over de bezoekers van de website worden enkel gebruikt om statistieken bij te houden over het bezoek aan de website (bijvoorbeeld om te kunnen zien welke pagina’s het meest worden bekeken). De gegevens worden geanonimiseerd bewaard.

Hoe lang worden u persoonsgegevens bewaard?

Mediationdossier

Het mediationdossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, wordt in beginsel gedurende twintig jaar bewaard, nadat het dossier gesloten is, in verband met de maximale verjaringstermijn. In uitzonderingsgevallen wordt het dossier langer dan twintig jaar bewaard, bijvoorbeeld indien de verjaringstermijn wordt gestuit of indien de mediator van mening is dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.

Administratie

De administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, worden gedurende een periode van zeven jaar bewaard, na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

Overige contactgegevens

Overige contactgegevens worden gedurende één jaar bewaard na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij indient om deze te verwijderen.

Analyse websitebezoekers

De gegevens over websitebezoekers worden twee jaar na het bezoek aan de website bewaard, dit zijn de standaardinstellingen van Google Analytics.

Met wie worden uw gegevens gedeeld?

Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die de mediator verstuurt of ontvangt, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door de ICT provider. Verder worden de betalingsgegevens die u ten behoeve van de facturering aan de Mediator heeft verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van de mediator de financiële administratie verricht. Met deze partijen heeft de mediator een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van de mediator mag verwachten.

Indien u, of een andere partij die betrokken was bij een mediation, een klacht tegen de mediator indient die betrekking heeft op de behandeling van een mediationdossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM) en/of aan de Stichting Tuchtrechtspraak Mediation (STM). Uw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld.

Uw gegevens worden verder niet aan derden verstrekt, tenzij er op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?

Er zijn passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij onze ICT-provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.

Wat zijn uw rechten?

U heeft de volgende rechten:

  • Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.

  • Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.

  • Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen - het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.

  • In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).

  • Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.


Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met Astrid Ike, mediation & counselling op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.

Wijzigingen

Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die worden verwerkt of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wordt deze privacyverklaring aangepast. Bij ingrijpende wijzigingen zal er een melding op de website worden geplaatst.

Versie mei 2018
Privacyverklaring voor de ABvC – register counsellor

Dit is de privacyverklaring van Astrid Ike, mediation & counselling, gevestigd aan de Wakkerendijk 190a te Eemnes (hierna: de “counsellor” of “wij”). Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van cliënten, potentiële cliënten en andere personen die de website astridike.nl bezoeken of contact met ons hebben.

In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe de counsellor omgaat met persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop de counsellor omgaat met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via telefoon: 0630 30 00 46 of e-mail: info@astridike.nl
Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij de counsellor indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.

De counsellor is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.

Welke persoonsgegevens verwerkt Astrid Ike, mediation & counselling?

Dossier

Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat er een dossier wordt aangelegd. Dit is ook een wettelijke plicht opgelegd door de WGBO. Uw dossier bevat aantekeningen over uw gezondheidstoestand en gegevens over de uitgevoerde onderzoeken en behandelingen.
Ook worden in het dossier gegevens opgenomen die voor uw behandeling noodzakelijk zijn en die, na uw expliciete toestemming, zijn opgevraagd bij een andere zorgverlener bijvoorbeeld bij de huisarts.
De counsellor verwerkt persoonsgegevens die u aan de counsellor verstrekt. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier en kan het, afhankelijk van de situatie daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens zoals, medische gegevens.
Astrid Ike, mediation & counselling zal zorgvuldig met uw gegevens omgaan ervoor zorgen dat onbevoegden geen toegang hebben tot uw gegevens middels (digitale) beveiliging.
Als uw counsellor heb ik als enige toegang tot uw gegevens.

Facturering

Op de zorgnota die u ontvangt staan de gegevens die door de zorgverzekeraar gevraagd worden, zodat u deze nota kan declareren bij uw zorgverzekeraar.

  • Uw naam, adres en woonplaats

  • Uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens

  • Uw geboortedatum

  • De datum van de behandeling

  • Een korte omschrijving van de behandeling zoals bijvoorbeeld ‘behandeling natuurgeneeskunde’ of ‘psychosociaal consult’.

  • De kosten van het consult.


Contact

Indien u contact opneemt via het contactformulier op de website, per e-mail of via de telefoon worden de gegevens die u verstrekt, verwerkt. Het gaat dan om de contactgegevens die u verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer) en de reden waarom er contact wordt gezocht (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).
Analyse Websitebezoekers

Ten slotte worden analytische gegevens verwerkt over (de computer van) bezoekers van de website astridike.nl, via cookies die worden geplaatst als u de website bezoekt. Via deze cookies wordt (een deel van) het IP-adres van de bezoeker opgeslagen.
Voor welke doeleinden en op welke grondslag worden persoonsgegevens verwerkt?

Dossier

De counsellor gebruikt de (persoons)gegevens die u heeft verstrekt in het kader van een behandeltraject. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt tijdens het traject, wordt er toestemming gevraagd om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft toestemming door de counsellingsovereenkomst te tekenen. Als u deze toestemming niet geeft kunt u helaas geen gebruik maken van de diensten van de counsellor, omdat de counsellor de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.

U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. De counsellor mag dan geen gegevens meer van u verwerken. De counsellor kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten, en zal het dossier dan onmiddellijk moeten sluiten.

De gegevens uit uw dossier kunnen daarnaast voor de volgende doelen gebruikt worden:

  • Om andere zorgverleners te informeren, bijvoorbeeld als de therapie is afgerond of bij een verwijzing naar een andere behandelaar. Dit gebeurt alleen met uw expliciete toestemming.

  • Voor het gebruik voor waarneming, tijdens mijn afwezigheid.of voor het geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing.

  • Als ik vanwege een andere reden gebruik wil maken van uw gegevens, dan zal ik u eerst informeren en expliciet uw toestemming vragen.


Facturering

De betalingsgegevens die u heeft verstrekt, worden gebruikt om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die u met Astrid Ike, mediation & counselling, uit te voeren.

Contact

De contactgegevens die u aan ons verstrekt worden gebruikt om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Deze persoonsgegevens worden verwerkt omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van de werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.

Analyse websitebezoekers

De gegevens die worden verzameld over de bezoekers van de website worden enkel gebruikt om statistieken bij te houden over het bezoek aan de website (bijvoorbeeld om te kunnen zien welke pagina’s het meest worden bekeken). De gegevens worden geanonimiseerd bewaard.

Hoe lang worden u persoonsgegevens bewaard?

Dossier

Het dossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, wordt in beginsel gedurende vijftien jaar (nadat het dossier is gesloten) bewaard zoals in de wet WGBO is vereist, in verband met de maximale verjaringstermijn. In uitzonderingsgevallen wordt het dossier langer dan vijftien jaar bewaard, bijvoorbeeld indien de verjaringstermijn wordt gestuit of indien de counsellor van mening is dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.

Administratie

De administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, worden gedurende een periode van zeven jaar bewaard, na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

Overige contactgegevens

Overige contactgegevens worden gedurende één jaar bewaard na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij indient om deze te verwijderen.

Analyse websitebezoekers

De gegevens over websitebezoekers worden twee jaar na het bezoek aan de website bewaard, dit zijn de standaardinstellingen van Google Analytics.

Met wie worden uw gegevens gedeeld?

Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die de counsellor verstuurt of ontvangt, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door de ICT provider. Verder worden de betalingsgegevens die u ten behoeve van de facturering aan de counsellor heeft verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van de counsellor de financiële administratie verricht. Met deze partijen heeft de counsellor een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van de counsellor mag verwachten.

Indien u een klacht tegen de counsellor indient die betrekking heeft op de behandeling van uw dossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de ABvC (Beroepsvereniging van Counsellors) en/of aan de SCAG (centrum klachten- en geschillenafhandeling in de complementaire zorg). Uw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld.

Uw gegevens worden verder niet aan derden verstrekt, tenzij er op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?

Er zijn passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij onze ICT-provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.

Wat zijn uw rechten?

U heeft de volgende rechten:

  • Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.

  • Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.

  • Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen - het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.

  • In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).

  • Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.


Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met Astrid Ike, mediation & counselling op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.

Wijzigingen

Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die worden verwerkt of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wordt deze privacyverklaring aangepast. Bij ingrijpende wijzigingen zal er een melding op de website worden geplaatst.

Versie mei 2018

 

Astridike.nl